1. Introducción y compromiso con la privacidad
En Crear para Sorprender creemos que la confianza es fundamental para construir relaciones duraderas con nuestros clientes, colaboradores, proveedores y aliados.
Por eso, nos comprometemos a tratar los datos personales de manera responsable, transparente y segura, respetando la privacidad de las personas y cumpliendo con las disposiciones legales aplicables.
Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales establece cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos, compartimos y protegemos la información personal obtenida a través de nuestro sitio web, canales de comunicación y actividades comerciales, administrativas y profesionales.
La presente política se fundamenta en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas colombianas aplicables en materia de protección de datos personales, sin perjuicio de las disposiciones extranjeras que puedan resultar aplicables a determinadas operaciones internacionales.
2. Responsable del tratamiento de datos personales
La persona responsable del tratamiento de datos personales es Manuela Londoño Ríos, identificada con NIT 1088333549, quien desarrolla actividades comerciales bajo el nombre Crear para Sorprender, agencia especializada en publicidad, marketing digital, comunicación estratégica, diseño, desarrollo web y producción de contenidos.
Para cualquier consulta relacionada con esta política o el tratamiento de información personal, los titulares podrán comunicarse a través de:
- Correo: info@crearparasorprender.com
- Teléfono: 300 564 - 9348
- Ciudad: Pereira, Colombia
3. Alcance de la política
Esta política se aplica al tratamiento de datos personales de las personas naturales que interactúan con Crear para Sorprender, incluyendo:
- Visitantes del sitio web.
- Clientes actuales y potenciales.
- Representantes y contactos de empresas clientes.
- Proveedores, aliados y contratistas.
- Empleados y candidatos a procesos de selección.
- Personas que participan en fotografías, videos, campañas y producciones audiovisuales.
- Usuarios cuyos datos son tratados por la agencia en el marco de servicios contratados por sus clientes, cuando corresponda.
La política aplica a la información tratada mediante medios físicos y digitales, dentro y fuera del territorio colombiano, según las condiciones de cada operación y la legislación aplicable.
4. Información personal que podemos recopilar
De acuerdo con la naturaleza de nuestras actividades, podemos recopilar y tratar las siguientes categorías de información:
4.1. Información de identificación y contacto
Nombres, apellidos, teléfonos, correos electrónicos, cargo, empresa y demás información suministrada voluntariamente mediante formularios, WhatsApp, correo electrónico u otros canales de comunicación.
4.2. Información comercial y contractual
Datos necesarios para elaborar propuestas, gestionar cotizaciones, formalizar contratos, facturar, efectuar pagos y mantener relaciones comerciales con clientes y proveedores.
4.3. Información laboral y administrativa
Datos necesarios para procesos de selección, contratación, administración de personal, gestión de contratistas y cumplimiento de obligaciones legales.
4.4. Información digital y de navegación
Datos técnicos derivados de la interacción con nuestro sitio web, que pueden incluir dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, páginas visitadas, comportamiento de navegación y datos obtenidos mediante cookies o tecnologías similares.
4.5. Información audiovisual
Fotografías, grabaciones de video, voz y otros materiales audiovisuales de personas que participan en proyectos, campañas, eventos o producciones realizadas por la agencia.
4.6. Información gestionada por cuenta de clientes
Datos de usuarios, prospectos o consumidores que puedan ser tratados en el desarrollo de campañas publicitarias, administración de plataformas digitales, formularios, sitios web o servicios contratados.
La agencia procurará recopilar únicamente la información necesaria y pertinente para las finalidades informadas.
5. Finalidades del tratamiento de datos personales
Crear para Sorprender podrá tratar datos personales, según corresponda, para las siguientes finalidades:
- Atender consultas, solicitudes y comunicaciones recibidas por los canales oficiales de la agencia.
- Elaborar cotizaciones, propuestas comerciales y gestionar relaciones con clientes potenciales.
- Ejecutar los servicios contratados, incluyendo publicidad digital, diseño, producción audiovisual, desarrollo web, comercio electrónico y estrategias de comunicación.
- Gestionar contratos, facturación, pagos, obligaciones contables, tributarias y administrativas.
- Mantener relaciones comerciales y operativas con clientes, proveedores, aliados y contratistas.
- Administrar procesos de selección, vinculación y gestión del personal.
- Realizar seguimiento y análisis del funcionamiento de nuestro sitio web y mejorar la experiencia de navegación.
- Desarrollar, gestionar y medir campañas publicitarias contratadas por nuestros clientes, dentro de los límites de las instrucciones y autorizaciones correspondientes.
- Gestionar fotografías, videos y otros materiales audiovisuales de acuerdo con las autorizaciones obtenidas y los acuerdos aplicables.
- Atender solicitudes de los titulares y cumplir obligaciones legales, contractuales o requerimientos de autoridades competentes.
- Proteger la seguridad de nuestros sistemas, plataformas, cuentas y activos digitales.
Comunicaciones comerciales: Crear para Sorprender no contempla, como finalidad general de su operación actual, el envío de publicidad directa, boletines promocionales o campañas de marketing a sus propios contactos. Si en el futuro implementa estas actividades, deberá informar previamente las finalidades correspondientes y obtener las autorizaciones que resulten necesarias.
6. Autorización para el tratamiento de datos
Cuando la legislación lo requiera, Crear para Sorprender solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular antes de tratar sus datos personales.
Esta autorización podrá obtenerse mediante formularios, documentos, contratos, medios electrónicos u otros mecanismos legalmente válidos que permitan acreditar la manifestación de voluntad del titular.
La autorización no será necesaria en los casos expresamente exceptuados por la legislación aplicable.
Cuando se requiera información sensible, se informará al titular sobre el carácter facultativo de suministrarla y se solicitará la autorización expresa correspondiente, salvo las excepciones legales.
El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes estará sujeto a las garantías especiales previstas en la legislación aplicable.
7. Uso de plataformas digitales y herramientas de inteligencia artificial
Para el desarrollo de sus actividades diarias, Crear para Sorprender utiliza diversas herramientas tecnológicas y plataformas de terceros, entre ellas:
- Meta Ads y Meta Pixel.
- Google Ads, Google Analytics y Google Tag Manager.
- Shopify.
- Google Drive.
- Herramientas de correo electrónico y CRM.
- Herramientas de inteligencia artificial generativa y asistida, tales como Claude (Anthropic), ChatGPT (OpenAI), Gemini (Google), Canva y demás soluciones similares que la agencia pueda incorporar a su operación.
- Otras soluciones necesarias para la operación digital de la agencia.
Dada la naturaleza de nuestra operación, la información que tratamos —incluida, cuando resulte pertinente, información de clientes, proveedores, colaboradores y terceros— puede ser trasladada de manera directa a estas plataformas como parte de nuestras actividades habituales de estrategia, diseño, redacción, producción de contenidos, análisis de datos y gestión operativa.
Estas herramientas podrán intervenir en el almacenamiento, procesamiento, medición o gestión de información, según su configuración y la finalidad del servicio.
El uso de estas plataformas estará sujeto a sus condiciones contractuales y políticas de privacidad, así como a las obligaciones legales que correspondan a Crear para Sorprender.
La agencia procurará limitar el acceso a la información a las personas y herramientas estrictamente necesarias para cumplir funciones autorizadas, y evitará el traslado de información sensible, confidencial o innecesaria a estas plataformas cuando no exista una finalidad legítima que lo justifique.
9. Tratamiento de información de clientes y terceros
En el desarrollo de sus servicios, Crear para Sorprender puede acceder a información personal administrada por sus clientes, especialmente en proyectos relacionados con publicidad digital, comercio electrónico, formularios, sitios web y gestión de plataformas.
En estos casos, la agencia podrá actuar como encargada del tratamiento, cuando procese información por cuenta y bajo las instrucciones del cliente que actúe como responsable.
La agencia deberá:
- Utilizar la información exclusivamente para las finalidades autorizadas y las actividades contratadas.
- Respetar las instrucciones legítimas del cliente y las disposiciones legales aplicables.
- Mantener la confidencialidad de la información recibida.
- Restringir el acceso a personas autorizadas.
- No utilizar bases de datos de clientes para finalidades propias no autorizadas.
- Gestionar la devolución, conservación o eliminación de la información al finalizar la relación contractual, según las obligaciones legales y los acuerdos aplicables.
Las responsabilidades específicas de cada parte podrán establecerse mediante contratos y acuerdos de tratamiento de datos.
10. Transferencia y transmisión internacional de datos
Debido a la naturaleza digital de sus servicios y a sus relaciones con clientes y proveedores internacionales, Crear para Sorprender podrá realizar operaciones que impliquen el tratamiento o acceso a datos personales desde otros países.
Estas operaciones pueden involucrar proveedores tecnológicos, plataformas digitales, herramientas de inteligencia artificial o clientes ubicados fuera de Colombia, incluyendo los proveedores descritos en el numeral 11 de esta política.
Cuando se efectúen transferencias o transmisiones internacionales de datos personales, la agencia observará los requisitos legales correspondientes, incluidas las autorizaciones, excepciones, garantías y acuerdos contractuales que resulten aplicables.
En particular, las transmisiones internacionales realizadas por encargados del tratamiento deberán contar con los instrumentos contractuales exigidos por la normativa, cuando corresponda.
11. Uso de herramientas de inteligencia artificial
El uso de inteligencia artificial es parte integral y transversal de la operación diaria de Crear para Sorprender. La agencia emplea herramientas de inteligencia artificial generativa y asistida —entre ellas, de manera enunciativa y no taxativa, Claude (Anthropic), ChatGPT (OpenAI), Gemini (Google), Canva y otras soluciones similares— como apoyo a sus procesos creativos, estratégicos, administrativos, analíticos, comerciales y operativos, incluyendo, entre otros, la redacción y edición de contenidos y propuestas, el diseño gráfico y la producción de piezas visuales, el análisis de datos y métricas, el apoyo en la planeación estratégica y comercial, y la automatización de tareas administrativas y operativas.
Debido a la naturaleza de estas herramientas, la información que la agencia maneja en el curso de sus actividades —incluyendo, cuando resulte aplicable, datos personales de clientes, contactos, proveedores y demás titulares— puede ser trasladada de manera directa a dichas plataformas para su procesamiento. En consecuencia, el titular reconoce y acepta que:
- Las herramientas de inteligencia artificial utilizadas son operadas por terceros, frecuentemente domiciliados fuera de Colombia, por lo que su uso puede implicar una transmisión o transferencia internacional de datos, en los términos descritos en el numeral 10 de esta política.
- El tratamiento de la información dentro de estas plataformas estará sujeto a las condiciones, políticas de privacidad y medidas de seguridad propias de cada proveedor, las cuales son ajenas a Crear para Sorprender.
- Cuando la agencia trate información de clientes en calidad de encargada del tratamiento, el uso de herramientas de inteligencia artificial se realizará conforme a las instrucciones del cliente responsable y a los acuerdos de tratamiento de datos que resulten aplicables.
La agencia procurará, dentro de lo razonablemente posible, evitar el suministro de información sensible, confidencial o innecesaria a estas herramientas, y limitar su uso a las finalidades legítimas, autorizadas y necesarias para la prestación de sus servicios.
Crear para Sorprender podrá incorporar nuevas herramientas de inteligencia artificial a su operación, en cuyo caso procurará mantener actualizada la presente política para reflejar dicho uso.
12. Protección y seguridad de la información
Crear para Sorprender reconoce la importancia de proteger la información personal frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación o uso indebido.
Para ello, adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales apropiadas a la naturaleza de los datos y los riesgos asociados al tratamiento.
Estas medidas deberán contemplar, según corresponda, la gestión de permisos de acceso, la confidencialidad de los colaboradores, el uso responsable de plataformas tecnológicas y los procedimientos de atención de incidentes.
Ningún sistema digital ofrece una garantía absoluta frente a todos los riesgos de seguridad. No obstante, la agencia se compromete a gestionar dichos riesgos de manera razonable y conforme a las obligaciones legales aplicables.
13. Derechos de los titulares
De acuerdo con la legislación colombiana, los titulares de datos personales tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
- Ser informados sobre el uso dado a su información personal.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por presuntas infracciones, una vez agotados los trámites previos exigidos por la ley.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando resulte procedente.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos establecidos por la legislación.
La revocatoria de la autorización o la supresión de datos podrá estar limitada cuando exista una obligación legal o contractual que justifique su conservación.
14. Procedimiento para consultas y reclamos
Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante una solicitud dirigida a la Dirección Administrativa de Crear para Sorprender.
- Correo de atención: info@crearparasorprender.com
- Teléfono: 300 564 - 9348
La solicitud deberá incluir la identificación del titular, una descripción clara de lo solicitado, un medio para recibir respuesta y los documentos necesarios para acreditar la representación, cuando corresponda.
Consultas: serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos: serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción completa. Si no es posible resolverlos en ese plazo, se informará la razón de la demora y la nueva fecha de respuesta, sin superar los ocho (8) días hábiles adicionales.
Si un reclamo está incompleto, se solicitará al interesado que subsane la información en los términos previstos por la ley.
Cuando la agencia actúe exclusivamente como encargada del tratamiento por cuenta de un cliente, coordinará la atención de la solicitud con el responsable correspondiente.
15. Conservación y eliminación de información
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recopilados, atender obligaciones contractuales o legales y gestionar las responsabilidades derivadas de las actividades desarrolladas.
Una vez cumplidas dichas finalidades y vencidos los periodos de conservación legalmente exigibles, se procederá a la eliminación, anonimización o tratamiento que corresponda conforme a la normativa aplicable.